Унищожаване и извозване на архиви и документи Габрово

Натрупаният хартиен архив заема шкафове, мазета, складови стаи и цели офис помещения, но проблемът не е само в обема. При унищожаване и извозване на архиви и документи в Габрово най-важното е документите да бъдат отделени, изнесени и предадени за унищожаване така, че да не се смесват с обикновен отпадък.

Работата се определя от количеството папки, вида на документите, достъпа до помещението и състоянието на архива. По-долу са описани практичните ситуации: сортиране, опаковане, носене по етажи, унищожаване на чувствителна хартия и освобождаване на мястото.

Сортиране на архив преди изнасяне от офиса

Преди извозването обикновено се отделят документите, които трябва да останат, от тези за унищожаване. Това може да включва папки с договори, фактури, касови отчети, стари ведомости, служебна кореспонденция и кашони с неясно съдържание.

Когато архивът е подреден по години или отдели, изнасянето става по-бързо. Когато листовете са разпилени по бюра, шкафове и пода, първо се събират в чували или кашони, за да не се губят страници по стълбище, асансьор или вход.

При жилища и наследени имоти често се срещат смесени купчини от лични писма, банкови извлечения, медицински документи и стари тефтери. В такива случаи архивът не се третира като стандартен боклук, особено при разчистване на апартаменти, където важни документи може да са между книги, в гардероб или в чекмедже.

Унищожаване на хартиени документи с лични данни

Документи с ЕГН, адреси, подписи, банкови данни или служебна информация не трябва да се изхвърлят в контейнер до сградата. Унищожаването има смисъл именно когато съдържанието не бива да бъде четимо след напускане на помещението.

При по-малки количества листовете могат да се подготвят за шредиране. При по-големи архиви се работи с кашони или плътни чували, които се изнасят без разпиляване. Метални кламери, джобове от папки, пластмасови корици и класьори може да забавят подготовката, защото не всичко се третира еднакво.

Важно е да се разграничи унищожаването на документи от общото разчистване. Изнасянето на празни мебели, стари столове или счупени рафтове е друга работа. Документите изискват контрол върху съдържанието, докато мебелите се оценяват главно по обем, тежест и нужда от демонтаж.

Кашони, папки и чували при пренасяне по етажи

Един пълен кашон с архивна хартия тежи много повече от кашон с дрехи или дребни вещи. Затова количеството не се гледа само по броя кашони, а и по плътността на хартията, размера на папките и разстоянието до товарния автомобил.

В сгради без асансьор изнасянето от висок етаж променя времето и броя курсове. Тесни коридори, заключени междинни врати, прагове и липса на място за временно подреждане също влияят. При складови помещения може да се наложи първо да се освободи пътека до стелажите.

Ако архивът е стоял в мазе или таван, състоянието на хартията също е важно. Влага, мухъл, прах, следи от гризачи или птици правят пренасянето по-бавно и налагат по-плътно опаковане. При вещи, замърсени от птици, подходът е различен от чист архив; полезно е да се разгледа и услугата за извозване на вещи, замърсени от гълъби, когато около документите има мебели, текстил или кашони със силно замърсяване.

Начални цени за архиви, документи и носители

Цената зависи най-вече от обема хартия, нуждата от сортиране, етажа и дали има чувствителни документи за унищожаване. Ориентировъчните начални стойности помагат да се прецени мащабът преди оглед или снимки.

Ориентировъчни позиции

• Изнасяне на архив в кашони — от 75 €: включва пренасяне на подготвени кашони или папки от леснодостъпно помещение.
• Събиране и опаковане на разпилени документи — от 95 €: включва подреждане в чували или кашони преди извозване.
• Унищожаване на поверителна документация — от 95 €: включва отделяне на хартия с лични или служебни данни за последващо унищожаване.
• Извозване на архив от мазе, таван или склад — от 120 €: включва носене при по-труден достъп, прах, влага или тежки класьори.

Точната сума се влияе основно от броя чували или кашони, етажа, асансьора и времето за отделяне на документите.

Данни за точна оценка преди извозването

При унищожаване и извозване на архиви и документи в Габрово най-полезни са снимки на помещението, шкафа или стелажите. Добре е да се вижда дали документите са в папки, кашони, чували или насипно по пода.

За първоначална оценка са достатъчни приблизителен брой кашони или метри стелаж, етаж и достъп, наличие на асансьор, както и дали има документи, които трябва да останат. Ако има метални шкафове или рафтове за демонтаж, това се уточнява отделно, защото не е част от самото унищожаване на хартия.

Освободено помещение за нова работа или ремонт

След изнасянето резултатът трябва да бъде празно и използваемо място: свободни рафтове, освободен офис, склад без кашони или стая, готова за почистване, ремонт или ново подреждане. Най-добрата оценка започва със снимки на архива и кратко описание какво трябва да бъде унищожено и какво трябва да остане.